Introduction
- L’APS du Pays des Gaves est amenée à mettre en œuvre des traitements de données à caractères personnel en tant que responsable de traitement, ce qui nous soumet au respect des règles relatives à la protection des données.
- L’APS du Pays des Gaves doit ainsi s’assurer de la conformité :
- Aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu’à celles de la loi du 6 janvier 1978 (modifiée) ;
- Aux autres règles éventuellement applicables, conformément à la réglementation en vigueur, notamment le Code de l’Action Sociale et des Familles (CASF), le Code de la Santé Publique (CSP), le Code de Procédure Pénale (CPP), le Code Civil et le Code des Archives Publiques.
- Ce référentiel porte sur les traitements des données à caractère personnel mis en œuvre couramment par l’APS du Pays des Gaves dans le cadre de l’accompagnement social et éducatif fourni aux mineurs et majeurs ainsi qu’à leurs familles.
- Ce référentiel permet d’assurer la conformité des traitements des données, dans un contexte d’évolution des pratiques à l’ère numérique.
Objectifs poursuivis par les traitements des données
- Les traitements des données doivent répondre à un objectif précis et être justifiés au regard des missions et des activités de l’APS du Pays des Gaves,
- Les traitements relatifs à l’accompagnement sur le plan éducatif et social des mineurs et jeunes majeurs ainsi que, le cas échéant de leurs familles peuvent notamment être mis en œuvre afin :
- De fournir des prestations dans le cadre d’un projet conclu entre l’APS du Pays des Gaves et le représentant légal du mineur ou entre le jeune majeur et/ou son représentant légal,
- D’offrir un accompagnement éducatif et social adapté aux difficultés rencontrées par le mineur ou le jeune majeur et, le cas échéant, sa famille notamment dans le cadre d’un accompagnement individualisé et/ou d’une action collective, d’un suivi dans l’accès aux droits et/ou d’une orientation vers des structures compétentes,
- D’échanger et de partager des informations strictement nécessaires dans le respect des dispositions de l’article L.1110-4 du CSP et des dispositions du CASF, permettant de garantir la coordination et la continuité de l’accompagnement et du suivi des personnes entre les intervenants,
- D’établir des statistiques, des études internes et des enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation de la qualité des activités, des prestations et des besoins à couvrir.
Données à caractère personnelle concernées
- En vertu du principe de minimisation des données, l’APS du Pays des Gaves doit veiller à ce que seules les données strictement nécessaires à la poursuite des finalités du traitement soient effectivement collectées et traitées. Sont en principe considérées comme pertinentes, pour des finalités rappelées ci-dessus, les catégories de données suivantes relatives :
- A l’identification des mineurs et jeunes majeurs, le cas échéant, de leurs représentants légaux,
- A la vie personnelle,
- Au parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle des personnes,
- Aux conditions de vie matérielle,
- A la couverture sociale,
- A l’évaluation sociale et éducative de la personne concernée,
- A l’enfance en danger et aux informations préoccupantes,
- Au type d’accompagnement et aux actions mises en œuvre,
- A l’identification des partenaires concourant à la prise en charge et susceptibles d’être contacté.
Durées de conservation
Les données collectées et traitées pour les besoins de l’accompagnement éducatif et social des personnes ne sont pas conservées dans la base active au-delà de deux ans à compter du dernier contact émanant de la personne ayant fait l’objet de cet accompagnement.
Information des personnes
- Un traitement de données à caractère personnel doit être mis en œuvre en toute transparence vis-à-vis des personnes concernées.
- L’information communiquée aux personnes doit se faire dans les conditions prévues par les articles 12, 13 et 14 du RGPD.
- Dès le stade de la collecte de données à caractère personnel, les personnes concernées doivent notamment être informées de l’existence du traitement, de ses caractéristiques essentielles (parmi lesquelles l’identité du responsable du traitement et l’objectif poursuivi) et des droits dont elles disposent.
- Dans le cadre de l’accompagnement social et médico-social des personnes, le responsable de traitement procède à l’information des mineurs et jeunes majeurs, le cas échéant, de leurs représentants légaux par tout moyen approprié. La Commission recommande une information orale en plus d’une information écrite afin de s’assurer de la bonne compréhension par la personne des informations communiquées.
Droit des personnes
Les personnes concernées disposent des droits suivants, qu’elles exercent dans les conditions prévues par la RGPD :
- Le droit d’accès : permet à la personne concernée de savoir si des données la concernant sont traitées par le responsable de traitement, et dans cette hypothèse d’obtenir des précisions sur les conditions de traitement et, à sa demande, d’obtenir une copie des données la concernant.
- Le droit de rectification : permet à la personne concernée de demander la rectification des informations inexactes ou incomplètes la concernant.
- Le droit à l’effacement : permet à la personne concernée de demander à un organisme l’effacement des données à caractère personnel la concernant.
- Le droit à la limitation du traitement : gel temporaire du traitement des données,
- Le droit à la portabilité : offre la possibilité à la personne concernée de récupérer toute une partie des données la concernant dans un format ouvert et lisible par machine afin de les réutiliser à des fins personnelles.
- Le droit de s’opposer au traitement des données.
Sécurité
- L’APS du Pays des Gaves prend toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
